創造大學生涯的新頁

--社團幹部的時間管理

陳瑞貴（淡江大學教育發展中心未來研究組專任副教授）

    社團要辦，功課也要顧。……

nbsp;nbsp;nbsp;nbsp;這是本學年社團評鑑頒獎典禮中一個節目的一句對白。聽在社團新舊幹部耳中，相信五味雜陳。有多少舊幹部因為社團而被當淂一踏糊塗？有多少新幹部即將要面臨這種悲慘的命運？難道當社團負責人及幹部非得被當不行嗎？難道一任幹部下來非得得罪人，弄得灰頭土臉不可嗎？

    依稀超過四分之一世紀之前，打進淡江的那天起我就是社團中人。當過校友會的副總幹事、總幹事，學生活動中心學藝委員會副主席，德文學會會長，…。我還參加在白沙灣舉辦的首屆淡海同舟會呢！記得畢業時，夥伴們問我，怎可能大學全部All Pass，而且考取研究所且通過留學生德語測驗。坦白講也不知為什麼？運氣好吧？！

    幾年後回想起來，或許有一些緣由及作法帶來「好運」吧？！總的來說，我有一群交心的哥兒們，還有「龜毛」的我總喜歡有所準備避免臨時「脫搥」（出狀況）。簡單地說，我只做到「引導決策」與「協助夥伴」二件事，所有的成就是當時的交心的哥兒們。

    其實只要認清楚自己的角色，有目標與計畫地生活，隨時調整步調，許多事情大都可迎刃而解。也就是作好「自我管理」，就是最好的「時間管理」。

    就整體生活而言，

  1. 清楚角色，把握重點：無論如何，「學生」是最主要且根本的角色。沒了「學生」身分，就沒了社團幹部身分。所以功課不能出狀況。另方面，當社長，主要做的是「引導決策」及「協調、協助」的工作，不要事事躬親，時時指揮。
  2. 要有目標，服務學習：要清楚在社長或幹部的一年內，將要學習到什麼？專業內容？領導能力？在功課上有哪些重點是必須要有所成的？否則一年後容易落得「盈盈一握，空空一把」的遺憾。
  3. 愉快積極，面向未來：社團事務必然有難解之處，幹部間必然有齟齬摩擦，都需要解決；功課必然較少時間準備。因此要不斷告訴自己，一定有辦法獲得圓滿結果，一定可以做得到。一方面砥礪自己，才有原動力；另方面鼓勵夥伴，才能讓大家產生生命力。負面的情緒、言語與態度只會使事情更糟。
  4. 每天靜思，有助成長：白天像陀螺般忙於功課與社團，平常每晚無論如何一定要給自己至少一個小時時間進行靜思、冥想、複習功課及整理思緒與計畫。如此，才不會使得生活上的錯誤一再發生或更惡化。
  5. 隨時檢討，立即調整：「苟且、拖延」是大多數人的毛病。每次的活動都要檢討與回饋，功課進度也要隨時掌握與補救。否則「病入膏肓」之時，華陀再世也回天乏術了！最後落得社團、學業兩失的絕境。

nbsp;nbsp;nbsp;nbsp;就課業生活而言，

  1. 及早選課：計畫是一切活動的根本。生活要有計畫，功課更要有計畫。其實該修什麼課早已清楚的，應該及早選課，以免因為選課手續浪費時間。
  2. 預習絕對是必要的：當幹部比別人唸書的時間少，就須更善用時間。因此，前一天，甚至暑假中或學期初，在活動較少的時候，先行預習，使得上課時學習更容易。
  3. 上課專心是成功不二法門：注意上課內容，勤做筆記，心無旁騖。這種上課態度比任何人都來得重要。因為下課後可能許多活動等著你。專心的技巧就是上課坐到最前排中間，強迫自己不分心。
  4. 決不請假、蹺課：許多的社團幹使用各種理由請假、蹺課。其實沒有一件事比唸書更重要的。一個成功的領導幹部一定是一個卓越的時間管理者。他一定了解事情的輕重緩急。所以在有計畫的前提下，應該使社團活動對功課的影響減低到最少。集合群體的力量，一定可以使得每個人都能不請假、蹺課且辦好社團。
  5. 提早完成作業：許多的作業早在學期初就已公佈了。由於一個人的惰性會產生拖延的壞習慣。逆勢操作是必要的。學期初，活動少時趕快進行作業，甚至口頭報告也搶在大家之前先完成，如此才能應付學期中以後的多活動時期。

nbsp;nbsp;nbsp;nbsp;就社團生活而言，

  1. 勾勒主題：除了一些例行的迎新送舊等活動之外，在任期內，要展現什麼？要告訴大家我做了什麼？許多事情雖然要進行，但最重要的而且最值得去表現的是什麼？
  2. 年度計劃：召集所有的幹部及得力幕僚依據時間點及輕重緩急的原則用心規劃未來一年的活動。規劃包括任務的指派、準備的時間與進程、活動的內容、…等。一經定案，非有重大因素或活動的變化率達50％以上是不容變更的。所以此等計畫活動是很嚴肅的。
  3. 事前模擬：藉由腦力激盪及前任幹部與學長姐的經驗，事先演練或預想可能發生的問題與進行的情況，使得「未來的事實」可以在計畫中浮現。若此，可使未來失誤及變數減低到最少。
  4. 大智若愚：一個團隊本就由不同專長的成員組成。既然委任辦理，就必須做到尊重。除非有重大錯誤，領導著所能做的只有支持與協助而已。領導者必須要有「欣賞」的涵養。欣賞每一位幹部的努力與成就，而不是把幹部當機器在運轉。
  5. 捉住重點：許多的瑣事會隨時出現，困擾著領導幹部。因此要能冷靜地檢索出重要與緊急的事，放下無謂的干擾。或做好分類的工作，將有關的瑣事包裹在重要的事情中一併處理。
  6. 善用溝通：會議前善用非正式溝通形成共識，會議中有效進行議程，一些疑難雜症與衝突事件可運用會議後或平時以非正式溝通方式處理。一起吃個午餐或晚餐，分別拜訪有關的人員，一起返回宿舍，下課聊聊天…等，都是很好的非正式溝通的時機。
  7. 歸功夥伴：「所有的成就絕對不是我的，而是大家合力完成的」，必須要有此認知並表達出來。而且要能清楚地說出每位夥伴的成就。
  8. 我在你左右：夥伴有了困難，要能及早發現，主動關懷。當他有所請求時應全力協助，但不是取而代之。讓夥伴感到溫馨，且有繼續貢獻的意願。
  9. 扛起責任：有任何的失誤，不僅不要諉過於個人，也不要歸咎於團隊。清楚、誠心地告訴大家，就是自己領導無方，並力求改進。若此，夥伴才願繼續奉獻。
  10. 前瞻未來：活動有挫折與不圓滿在所難免，切忌懊悔、爭辯、諉過，應儘速檢討，提出改善及未來防範措施，之後繼續進行未完成的計畫。

nbsp;nbsp;nbsp;nbsp;與家人的溝通方面，絕大部份的家長是不會反對一個已經是大學生的孩子參與學校社團的活動的，除非有讓家人放不下心的地方，而焦點就在功課。如果能交出一張漂亮的課業成績單，這是參與社團的最佳保證。所以前述的課業生活正提供一個最好的保證的方法。此外，縱然家人有意見，尊重家人及使用長期的非正式溝通是可行的辦法。讓家人參與或協助社團事務也是一種不錯的選擇。忤逆與衝突只會使事情更糟！

nbsp;nbsp;nbsp;nbsp;總之，身為社團負責人及幹部必須使用方法在不同的角色上使所有的事務得以進行。在課業上必須維持一定的水平，在社團上要能認清角色，把握重點，集合群力，完成目標。

nbsp;nbsp;nbsp;nbsp;如果自問做不到，那還算哪門子幹部或社長？！因為自己都管理不好，如何管理整個社團或部門內的事務？（刊於淡江大學2000年暑假淡海同舟會刊）